21:00
Công
việc quản lý văn phòng phẩm quả thật không dễ dàng chút nào, nhất là đối
với những người mới, ít kinh nghiệm mặt dù đã có nhiều chia sẽ về Bí quyết tiết kiệm mua
văn phòng phẩm. Vì thế bài viết dưới đây sẽ mách bạn bí quyết quản lý văn
phòng phẩm một cách hiệu quả và khoa học, giúp bạn có thể theo dõi, thống kê và
kịp thời mua vật phẩm, đáp ứng nhu cầu của công ty.
Không phải ai cũng biết quản lý văn phòng phẩm
1. Căn cứ vào nhu cầu của mỗi phòng, mỗi bộ
phận
Để tránh mất thời gian, công sức cũng như lãng
phí tiền bạc, trước khi có ý định mua vật dụng văn phòng phẩm cho công ty, bạn
nên tổng hợp nhu cầu sử dụng đồ của mỗi phòng ban, sau đó mới lên danh sách
những thứ cần mua. Cách làm này sẽ giúp bạn kiểm soát được số lượng, chủng loại
các vật phẩm, tránh mua quá nhiều hoặc quá ít, gây lãng phí. Đồng thời, có thể
dự trù được chi phí mua sắm.
2. Dự trữ văn phòng phẩm ở một nơi nhất định
Đồ dùng văn phòng phẩm cần được đặt ở một phòng
nhất định, như vậy, sẽ giúp việc phân bổ, giám sát dễ dàng hơn.
Bên cạnh đó, bạn cũng nên thường xuyên giám sát
sổ lượng còn trong kho để kịp thời bổ sung vật phẩm, phục vụ nhu cầu công việc
của các nhân viên trong công ty.
3. Đưa ra định mức sử dụng
Mỗi loại vật phẩm thường có định mức sử dụng, do
bộ pahận hành chính lập định mức sử dụng cho từng phòng ban và cấp phát theo số
lượng.
4. Tái sử dụng khi có thể
Hiện nay việc tái sử dụng văn phòng phẩm là cách
tốt nhất để tiết kiệm chi phí, bảo vệ môi trường cũng như khai thác tối đa chức
năng của vật dụng đó. Với các loại giấy in, bạn có thể tận dụng chúng theo 2
cách sau:
- Thông thường, giấy in A4 thường in một mặt
và để trống mặt còn lại. Do đó, để tiết kiệm, bạn có thể sử dụng những tờ giấy
này làm giấy nháp, hoặc in những thông tin nội bộ không quan trọng lên mặt sau
của giấy.
- Còn đối với giấy đã in 2 mặt, bạn đừng vứt
chúng đi nhé! Hãy giữ lại và cho vào các thùng tái chế, hoặc để gọn chúng vào
một chỗ. Biết đâu đấy sẽ có lúc bạn cần sử dụng chúng.
Các vật dụng văn phòng phẩm khác như: đồ dập ghim, kẹp giấy, folder
đựng tài liệu, bút chì, kéo, thước,…đều có thể sử dụng nhiều lần. Hãy tận dụng
lại đồ của nhau nếu chúng vẫn còn mới thay vì mỗi người một bộ vật phẩm nhé!
Những cách tái chế hợp lý, khoa học trên hy vọng
sẽ giúp các văn phòng, công ty thêm tiết kiệm và tận dụng tối đa công dụng của
từng vật phẩm hơn nữa.
